如何增加會議之成效

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Tuesday, 19 July 2016

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我們經常視會議為不得不取的下策，認為它佔據了我們處理其他重要事情的時間，把我們綑綁在閒聊之中，浪費寶貴的時間。

這是因為會議未能有效地進行。若會議運作良好，所發揮的作用會大大加強，而與會者亦會熱切地出席會議和作出貢獻。

首先，議程是必需的。會議沒有議程，猶如船失去了舵。這樣的會議很容易被人操控，並持續數小時，因為與會者會拋出模糊且無關痛癢的問題。會議召集人必須設計好議程，並加上清晰的要點，詳細說明討論的事項。

其次，會議必須有時間限制。一般而言，超過一小時的會議成效很低。會議應只集中討論某幾個主題，而不是解決世界的問題。

與會議結果有關或對會議有貢獻之人方可參與會議。

作為與會者，您應在會議前做足準備。會議是個讓您在同事面前展示實力的好機會，尤其當您是會議的主持人。請確保您已仔細閱讀議程並預計由此會產生的議題。如果您有什麼話要說，請先清晰地寫出您想提出的事項。

會議必須有一位主席，負責控制和推進議程。每次只可以有一人發言，不容許其他對話。壟斷發言會被視作不禮貌。

若您遵循以上部分的規則，您會發現您的會議對您公司或機構的效用會更為明顯。